Elektronisches Meldeverfahren für Kassensysteme ab 01.01.2025

Bisher ausgesetzte elektronische Meldepflicht für Kassensysteme wird nun ab dem 01.01.2025 angewendet und bestehende Systeme sind bis zum 31.07.2025 zu melden.

Ab 01.01.2025 wird das elektronische Mitteilungsverfahren der Finanzämter zur Meldung elektronischer Kassensysteme zur Verfügung stehen (BMF-Schreiben vom 28.06.2024).

Die gesetzliche Meldepflicht für elektronische Kassensysteme wurde bereits im Jahr 2020 eingeführt (Kassengesetz), allerdings durfte bislang von der Meldung abgesehen werden (BMF-Schreiben vom 06.11.2019), weil es bisher nicht möglich war, die Daten elektronisch zu übermitteln.

 

Meldepflicht

Durch das Kassengesetz hat der Gesetzgeber eine Kassenmeldepflicht – auch Mitteilungspflicht genannt – eingeführt. Ziel der Mitteilungspflicht ist es, der Finanzbehörde die Anzahl und die Arten der genutzten elektronischen Kassensysteme mitzuteilen. Die Finanzbehörde verschafft sich dadurch einen Überblick über die im Unternehmen zur Verfügung stehenden Kassensysteme.

Die Meldepflicht sollte durch das Kassengesetz bereits zum 01.01.2020 mittels eines Papiervordrucks erfolgen. Da dies allerdings weder zeitgemäß noch bürokratisch umsetzbar gewesen wäre, wurde die Mitteilungspflicht ausgesetzt, bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit besteht.

Diese Möglichkeit besteht nun ab 01.01.2025. Die Mitteilung an das zuständige Finanzamt hat elektronisch über das Programm „Mein Elster“ oder über kompatible eigene oder Drittanbieter-Software über die entsprechende Schnittstelle (ERiC) zu erfolgen. Eine wirksame Erfüllung der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO ist grundsätzlich nur auf diesem Weg möglich.

Bestandteile der Meldung

In einem umfangreichen Datensatz sind der Finanzbehörde Angaben zum Unternehmen, der Betriebs-stätte, dem Datenübermittler und zu allen zur Verfügung stehenden Kassensysteme inklusive aller TSEs zu melden. Die Meldung muss immer für eine Betriebsstätte erfolgen und es müssen immer alle Daten zu einer Betriebsstätte gemeldet werden.

Wer hat die Mitteilung zu machen?

Grundsätzlich ist das Unternehmen (Steuerpflichtiger) für die Meldung verantwortlich. Das Unternehmen kann die Durchführung der Mitteilung aber auch durch eine bevollmächtigte Person (z. B. Steuerberater) erledigen lassen.

Wann ist die Meldung durchzuführen?

Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.

Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Dies gilt ebenfalls für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommener elektronischer Aufzeichnungssysteme. Es ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist.

Bei Leasing- oder Leihgeräten tritt an Stelle des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns, der Beginn des Leihvertrags bzw. der Beginn der Zurverfügungstellung. Bei kurzfristigen Leihgeräten gelten die gleichen Regeln wie bei Kauf, Leasing oder Miete. Insbesondere in diesen Fällen ist auf die Mitteilungspflicht zu achten!

Unter den Begriff „Außerbetriebnahme“ fallen auch der Untergang oder das Abhandenkommen des Kassensystems.

Weitere wichtige Informationen

• Was ist unter „Art der TSE“ zu verstehen?

Diese Angabe setzt sich aus der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der TSE zusammen. Beide Angaben sollten Sie bei Ihrem Kassenanbieter erfragen.

• Betriebsstätten im Meldeverfahren

Sollte ein Unternehmen mehrere Betriebsstätten unterhalten, hat die Abgabe der Mitteilung getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen.

• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme

Die Anzahl der insgesamt eingesetzten Kassensysteme je Betriebsstätte ist zu übermitteln. Dabei muss jedes einzelne verwendete Kassensystem in jeder Mitteilung zu den jeweiligen Betriebsstätten aufgeführt sein. Sollte es sich um ein Verbundsystem handeln, in dem mehrere Kassen über eine TSE verbunden sind, ist jedes einzelne Kassensystem dem Finanzamt mitzuteilen.

• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Die Seriennummer Ihres Kassensystems ist herstellabhängig und hat keine Verbindung zur Seriennummer der TSE oder der Zertifizierungs-ID. Diese Seriennummer muss das jeweilige Kassensystem eindeutig identifizierbar machen. Diese Angabe sollten Sie bei Ihrem Kassenanbieter erfragen.

Praxistipp

Es ist bereits jetzt ratsam, mit dem Sammeln der benötigten Informationen und Daten zu beginnen, damit diese bei erfolgreicher Einrichtung des elektronischen Meldewegs, möglichst bald übermittelt werden können. Insbesondere müssen Sie die Seriennummern der TSE und des Kassensystems bei Ihrem Kassenanbieter erfragen. Oftmals sind diese Angaben direkt in den Systemeinstellungen Ihres Kassensystems einsehbar und kopierbar.

• Informieren Sie sich jetzt schon, welche Daten zu melden sind.
• Erfragen Sie von Ihrem Kassenhändler bzw. -hersteller die relevanten Kassen- und TSE-spezifischen Meldedaten.
• Erfragen Sie von Ihrem Steuerberater - falls nicht vorhanden - die relevanten Unternehmens- und Betriebsstättendaten.
• Treffen Sie mit Ihrem Steuerberater die Entscheidung, ob Sie selbst melden oder der Steuerberater als Auftragnehmer das Melden übernimmt.
• Definieren Sie für Ihr Unternehmen interne standardisierte Meldeprozesse.

Ausblick – DATEV-Lösung

DATEV wird bis 01.01.2025 eine Lösung zur Abgabe der Kassenmeldung anbieten. Die Lösung DATEV Kassenmeldung wird analog dem Produkt DATEV Kassenarchiv online im Direktgeschäft über die Plattform MeinFiskal bereitgestellt. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Da viele Detailfragen voraussichtlich erst im Laufe des Jahres durch ein weiteres BMF-Schreiben geklärt werden, werden wir weitere relevante Informationen dann bereitstellen.