Die neue E-Rechnung ab 2025

Ab 2025 wird die neue E-Rechnung in Deutschland für B2B verpflichtend

Durch das Wachstumschancengesetz wird die neue elektronische Rechnung (eRechnung) zum 01.01.2025 verpflichtend im inländischen B2B-Bereich eingeführt.

Hiermit schafft der Gesetzgeber die Grundvoraussetzung zur späteren Einführung eines digitalen Meldesystems für Zwecke der Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen; dieses ist im Rahmen der ViDA-Initiative ("VAT in the Digital Age") der EU-Kommission geplant, das dann auch u.a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen ersetzen soll. Ein solches Meldesystem soll eine Echtzeitprüfung von Rechnungen ermöglichen und somit zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug beitragen.

Was ist eine E-Rechnung?

Ab dem 1. Januar 2025 wird zwischen den

• neuen elektronischen Rechnungen und
• sonstigen Rechnungen

unterschieden.

Mit sonstigen Rechnungen sind im Wesentlichen Papierrechnungen sowie Rechnungen in anderen elektronischen Formaten als die E-Rechnung gemeint. An eine E-Rechnung sind bestimmte technische Voraussetzungen und Strukturen gekoppelt. Es handelt sich also nicht um ein einfaches Dokument als PDF, welches per E-Mail verschickt wird. Dieses strukturierte elektronische Format (XML-Format) soll der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Während Papier- und PDF-Rechnungen bildhafte, für Menschen lesbare Darstellungen sind, bildet die E-Rechnung einen strukturierten Datensatz ab. Sie ist also nicht ohne weiteres durch den Empfänger lesbar. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogramme kann der XML-Datensatz aber auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein, d.h. den Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland haben.

Nach derzeitigem Stand werden künftig z.B. auch Vermieter betroffen sein, die mittels Option (§ 9 UStG) steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Ein Mietvertrag würde dann nicht mehr als Rechnung ausreichen.

Die neue gesetzliche Regelung enthält aktuell keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Ab wann gilt die Verpflichtung?

Ein Unternehmer muss den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr bereits ab 1. Januar 2025 sicherstellen und ermöglichen. Dabei ist zukünftig eine vorherige Zustimmung für den Austausch von elektronischen Rechnungen nicht mehr erforderlich.

Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1.Januar 2025. Die Verpflichtung gilt für Umsätze, die ab dem 01.01.2025 ausgeführt werde. Es wurden aber folgende Übergangsregelungen geschaffen:

• bis einschließlich 2026: Papier-+ PDF-Rechnungen noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt;
• in 2027: Papier- + PDF-Rechnungen noch zulässig für ausstellende Unternehmer mit einem Umsatz von nicht mehr als EUR 800.000 im vorangegangenen Kalenderjahr; auch hier ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich;
• in 2026 und 2027: PDF-Rechnungen zulässig, wenn Austausch im EDI-Verfahren erfolgt. Dies bedarf der Zustimmung des Empfängers.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.

Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.

In folgenden Fällen muss keine E-Rechnung erstellt werden:

• Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 Euro brutto)
• Fahrausweise
• Steuerfreie Umsätze ohne Recht zum Vorsteuerabzug
• B2C-Umsätze (d.h. an Endverbraucher).

Die Aufzählung ist abschließend. Das heißt, es gibt keine weiteren Ausnahmen. Damit gilt die E-Rechnungspflicht zum Beispiel auch für Kleinunternehmer, pauschalierende Landwirte, Selbstständige etc.

Da Zeit- und Ressourcenaufwand für die Umstellung je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft erheblich sein können, empfiehlt es sich, entsprechende Projektstrukturen zeitnah zu implementieren, sofern das noch nicht geschehen ist. Das erleichtert eine fristgerechte Umsetzung.

Gerne werden wir Sie bei Ihren Fragestellungen beraten und bei der Umsetzung der Maßnahmen unterstützen. Sprechen Sie uns an.